Gestion de ma boîte mail : objectif inbox zero

Cela fait déjà plusieurs mois que je pratique au travail l’inbox zero. J’ai lu cette technique sur plusieurs sites internet de développement personnel et dans plusieurs bouquins aussi.

Ce terme signifie que votre boîte mail doit être vide. Cela ne veut pas dire que je n’ai pas de travail, bien au contraire. C’est juste que je classe mes mails dès qu’ils arrivent dans ma boîte mail soit de manière automatique via des règles Outlook soit de manière manuelle : suppression – archivage – traitement.

Donc, à chaque réception de mails :

  • soit je supprime car cela ne me concerne pas, exemples : demandes de travaux qui concernent d’autres projets informatiques, des alertes de supervision qui concernent des serveurs d’autres projets ou autres
  • soit je lis et j’archive car ce sont des mails généraux, informatifs et qui ne demandent pas d’action directe de ma part
  • soit je lis et je traite immédiatement (si j’en ai la possibilité, sinon le mail reste dans ma boîte quelques jours le temps que je le traite)

J’avoue que cette méthode me convient parfaitement ! Etant dans une équipe d’intégration, cela se prête particulièrement à mon genre de travail. En effet, de nombreuses informations peuvent être stockées dans des outils de ticketting, du coup, pas besoin de les avoir à deux endroits différents. Je peux donner l’exemple de Jira, service now ou autre. Ces outils ont un moteur de recherche, on a un tableau de bord avec les tickets qu’on doit traiter. Je n’ai nullement besoin d’avoir l’original du mail dans ma boîte mail. J’ai juste besoin d’avoir un bon tableau de bord dans ces outils, pour la plupart externalisés et gérés par des tiers.

Je vous donne un peu plus de détails sur mon mode de fonctionnement à présent. Voilà ce que je fais au quotidien, ou presque :

  • en automatique, les règles Outlook classent les mails dans le bon dossier
    • alertes de supervision (filtrage avec des mots clés : nagios, zabbix, nom de l’application, nom du serveur, …)
    • batchs quotidiens, mensuels
    • suivi de tickets incidents
  • en mode manuel, j’archive mes mails dans des dossiers pour :
    • les tickets incidents traités
    • le suivi des avis de coupure
    • le suivi d’avancement des projets
    • le suivi de version des applications
    • la partie administrative : mes accès, mes outils, …

Du coup cela m’a simplifié la vie. Et s’il y a vraiment des installations importantes, je les planifie dans mon agenda. Idem s’il y a des vérifications d’exécution de batchs ou d’imports/exports de base à faire, je planifie ces tâches.

Conclusion => cerveau plus libre et plus disponible !

Combien de mails non lus avez-vous dans votre boîte mail professionnelle ?

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Pour en savoir plus :

mika

+1 j’utilise la même méthode apprise lors de l’écoute d’un nipLife de mémoire (#nostalgie de la bande des 3)

C’est en effet très pratique de ne garder que les mails qui n’ont pas été traité et sont toujours d’actualité ;)

En revanche je trie beaucoup moins que vous:

– archivée
– important (certains mails de la direction/RH doivent être « classé » pour le cas où/jour où)
– veille (mail a lire plus tard: sujet à creuser/liens intéressants..)

Pour les projets, je pense vraiment qu’il nous manque un outils pour:
– regrouper les discussion,
– centraliser les documents (specs, annexes and co)
– agréger l’historique (installation, livraisons…)
– faire le suivi des tickets
– planifier des évolutions / corrections
– faire la gestion au Jour le Jour (kanban and co)
Bref une application « product focus », avec la possibilité bien sur d’agréger, de prendre de la hauteur sur l’ensemble de ces items et leur planning respectifs.

De plus, aujourd’hui on a tendance à générer beaucoup trop de « bruit » sur ce média:
– alertes en tout genre (monitoring/scripts…) (on lui préférerai un dashboard)
– notification en tout genre (des apps de ticketing, suivi de la prod and co)
– discussion sur un sujet (digne d’un slack)
– trop de FYI

Certaines de ces solutions pourrait permettre mécaniquement de faciliter le inbox 0 :)

Fatiha

Merci pour ton commentaire, pour la partie projets chez mes clients on utilise surtout Sharepoint. Tout est versionné et historisé, c’est très pratique.
Pour la planification des évolutions/corrections, on stocke ça dans jira, via des demandes de travaux.
Pour les discussions autour des projets, je n’ai pas encore vu d’outils de ce genre.
Enfin pour les outils, en effet ils sont générateurs d’emails en masse, il faut juste bien paramétrer ses règles Outlook.
Je n’ai encore jamais utilisé Slack.

Merci encore pour ton commentaire !

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